研究生档案管理工作分人事档案、党员档案两个类别，其中，人事档案由研究生档案管理部门负责，党员档案由各二级培养单位负责。人事档案管理主要工作职责及流程如下：

一、档案收录

（一）职责与流程

1.新生人事档案接收

1.1全日制新生应在开学一个月内，通过EMS专用通道将档案邮寄至学校。

1.2特殊情况允许学生自行携带档案到校，但必须确保档案完整无损，严禁私自拆封。

1.3研究生档案管理部门派专人统一接收新生档案。

2.新生党员档案接收

2.1党员档案由各二级培养单位党委或党支部统一收录，并负责保管。

2.2如出现新生党员档案与人事档案无法分开邮寄的，由研究生档案管理部门统一收录并转接（档案邮寄时需注明）。

3.档案查验与录库

3.1研究生档案管理部门组织各二级培养单位对档案进行查验，确保档案材料的真实性和完整性。

3.2查验合格后，将档案信息录入研究生档案信息库。

4.档案保管

4.1人事档案，由研究生档案管理部门统一收录并保管。

4.2党员档案，由各二级培养单位研究生党支部统一收录并负责保管。

4.3各档案保管单位需确保档案分类清晰、管理有序。

（二）时间规定

河北地质大学研究生档案管理部门每年9月底前完成新生档案的收录工作。

二、材料归档

（一）职责与流程

1.归档申请

硕士研究生在校期间，研究生本人或各二级培养单位可以提出材料归档申请（学校内部学历、考核等相关材料除外），并由所在二级培养单位集中向研究生档案管理部门提交相关材料。

2.归档材料内容

2.1奖惩材料

（1）省级及以上奖励的正式表彰文件或证书复印件；

（2）处分材料：校级以上处分的相关决定文件（需已生效且未撤销）。

2.2资格证明材料

教师资格证、第二学位等。

2.3其他重要材料

学籍变动证明、体检表等。

2.4党、团组织材料由所在二级培养单位集中归档、管理。

3.材料归档流程

3.1学生下载《河北地质大学硕士研究生材料归档申请表》（附件6，纸质版一式两份），填写并提交至各二级培养单位。

3.2学生下载《河北地质大学硕士研究生材料归档汇总表》（附件7，电子版一式一份），填写并发送至指定邮箱：YjsDA@hgu.edu.cn，邮件命名方式：材料归档+学院名称+学生姓名+年级。

3.3各二级培养单位对学生提交的申请表及申请材料进行审核，确认无误后，签字并加盖公章报送至研究生档案管理部门审批。

3.4研究生档案管理部门审核无误后，将材料放入学生人事档案。

（二）时间规定

研究生档案管理部门材料归档工作将于开学期间每月最后一周的周五统一受理。

三、档案查阅

（一）职责与流程

1.查阅申请

研究生本人或各二级培养单位提交档案查阅申请，并由所在二级培养单位集中向研究生档案管理部门提交相关材料。

2.需提供材料

（1）用人单位需出具介绍信等证明材料；

（2）各二级培养单位填报相关申请表及汇总表，证明其查阅档案的合法性和必要性。

3.档案查阅流程

3.1学生下载《河北地质大学硕士研究生档案查阅申请表》（附件8，纸质版一式两份），填写并提交至各二级培养单位。

3.2学生下载《河北地质大学硕士研究生档案查阅汇总表》（附件9，电子版一式一份），填写并发送至指定邮箱：YjsDA@hgu.edu.cn，邮件命名方式：档案查阅+学院名称+学生姓名+年级。

3.3各二级培养单位对学生提交的申请表及相关材料进行审核，确认无误后，签字并加盖公章报送至研究生档案管理部门审批。

3.4辅导员需到场参与档案查阅过程，确保档案的安全性和保密性。

（二）时间规定

研究生档案管理部门档案查阅工作全年受理，确保用人单位和相关部门能够及时获取所需信息。
   （注：线下办理需提前24小时联系档案管理部门）

四、毕业组档

（一）职责与流程

1.毕业资格确定

毕业生应按照研究生档案管理部门的相关规定，在完成毕业资格确定后进行毕业组档相关工作。

2.毕业组档所需资料

（1）河北地质大学档案材料目录清单（硕士研究生期间材料，附件10）

（2）《录取登记表》；

（3）《河北地质大学硕士研究生入学登记表》（附件11，电子版由毕业生自行打印填写）；

（4）《毕业研究生登记表》（研究生档案管理部门统一下发纸质版，学生填写）；

（5）《河北地质大学关于授予硕士学位的决定》；

（6）《河北地质大学硕士研究生学位评定书》；

（7）其他归档材料。

3.毕业组档流程

3.1毕业生填写《河北地质大学硕士研究生入学登记表》（一式两份）、《毕业研究生登记表》（一式一份）提交至各二级培养单位。

3.2研究生档案管理部门统一组织各二级培养单位进行组档。

3.3所有毕业组档资料整理入档，各二级培养单位组档人、经办人需签字确认，盖二级培养单位公章。

3.4研究生档案管理部门对组档过程进行监督，并负责对涉及组档规范问题答疑。

3.5毕业生档案组档完成后，由研究生档案管理部门统一保管，以备档案转接。

（二）时间规定

研究生档案管理部门毕业组档工作在毕业生资格确定后，每年1月初和6月中下旬完成档案组档、封存。

五、档案转接

（一）职责与流程

1.档案转接分类

研究生档案转接分为党员档案转接和人事档案转接两个类别。具体如下：

1.1党员档案转接流程：

（1）党员档案转交至学院：研究生的党员档案由各二级培养单位党委或党支部统一收录，每年新生入学后，新生档案完成录检后，研究生档案管理部门组织各二级培养单位到指定地点统一完成研究生新生的党员档案转接。研究生档案管理部门填写《河北地质大学硕士研究生党员档案转接明细表》，将表格和相关档案一并转交至各二级培养单位。由于特殊原因不能参与研究生党员档案统一转接的，二级学院需填写《河北地质大学硕士研究生党员档案转接申请表》（附件12，纸质版两份、电子版一份），签字盖章后提交至研究生档案管理部门，办理相关手续。

（2）党员档案转交至研究生档案管理部门：毕业研究生应就业单位要求，需要将党员档案和人事档案一起转接至单位的，根据个人需要，可先在学校办理党员档案转接，由二级培养单位相关负责人转接至研究生档案管理部门，需填写《河北地质大学硕士研究生党员档案转接申请表》（附件12，纸质版两份、电子版一份），签字盖章后提交至研究生档案管理部门，办理相关手续。

1.2研究生人事档案转接流程：

（1）前期准备：毕业生需认真查看《河北地质大学硕士研究生毕业生档案转接说明》，确定本人的档案转接方式，我校档案转接分为：邮寄、自提、代取三种。

（2）填报申请：毕业生根据本人的档案转接方式，提交相应的申请材料。

（二）时间要求

研究生档案管理部门全年接收档案转接申请，以确保毕业生档案能够及时、准确地转递至指定单位。

六、附则

（一）本工作职责及办法由学生工作处研究生档案管理部门负责解释和修订。

（二）在执行过程中如遇特殊情况或问题，应及时向研究生档案管理部门汇报并寻求解决方案。

（三）档案管理人员应严格遵守档案管理规定和保密制度，确保研究生档案的安全、完整和有效。